TÉRMINOS Y CONDICIONES GENERALES DE CONTRATACIÓN

1. ACEPTACIÓN DEL SERVICIO
La aceptación del presupuesto provisto por la agencia productora My Epic Event mediante firma, confirmación por escrito, vía electrónica (email) o mediante el pago del correspondiente anticipo, implica la reserva firme de la fecha y del equipo logístico y técnico detallado. Dicho presupuesto tendrá una validez de 15 días naturales desde la fecha de su emisión.

2. RESERVA, FACTURACIÓN Y FORMA DE PAGO

  • Reserva: Para la confirmación de la reserva y bloqueo de la fecha (fijando los almacenes de material logístico), se solicitará un anticipo del 50% del total presupuestado.
  • Resto (Liquidación): El 50% restante deberá abonarse a la finalización del evento o, en su defecto, íntegramente en los días previos, según lo que estipule la cotización particular firmada con el cliente.
  • Impago: La carencia o impago en los plazos acordados faculta de pleno derecho a My Epic Event para reducir y/o suspender la prestación técnica del servicio sin lugar a reclamaciones económicas por parte del contratante.

3. POLÍTICA DE CANCELACIÓN Y FIANZAS

  • Hasta 30 días antes del evento: Se devolverá la señal abonada, descontando los gastos de gestión técnica, diseño paramétrico, site visits o bloqueos de material a terceros en los que ya hayamos incurrido, si los hubiera.
  • Dentro de los 30 días previos al evento: La señal inicial no será reembolsable bajo ninguna circunstancia, quedando en poder de My Epic Event en concepto de indemnización por lucro cesante, bloqueo temporal de equipos y reserva inamovible de la fecha.
  • Fuerza mayor: En caso de causas probadas de fuerza mayor (pandemias, limitación gubernamental u operativas meteorológicas severas), se buscará una reubicación de fecha o aplazamiento bajo mutuo acuerdo (según disponibilidad de agenda), sin perjuicio de liquidar a la agencia los gastos ya ejecutados.

4. OBLIGACIONES SOBRE LA LOGÍSTICA Y EL MATERIAL TÉCNICO
El ecosistema técnico suministrado a la finca o establecimiento por nuestra productora parte en perfectas condiciones operativas. Una vez instalado, el cliente o la empresa contratante asume la responsabilidad del material durante la totalidad del evento:

  • Daños, roturas o robos: Todo daño, desperfecto o pérdida irreversible de material técnico (mesas DMX, focos, PAs, etc.) acarreado por negligencia, uso indebido por parte de los invitados (ej: derrames de fluidos, manipulación no autorizada, golpes), hurtos o actos vandálicos de fuerza mayor, repercutirá de manera subsidiaria al titular/contratante del evento.
  • Responsabilidad de reposición: El cliente se compromete a sufragar el 100% de la facturación oficial del Servicio Técnico Homologado (SAT) de la marca afectada o, en el caso de ser siniestro total, abonar en cuenta el precio de mercado actualizado (PVP) idéntico del material dañado para su reconstrucción logística.
  • Riesgos climáticos: El cliente debe de asegurar por cuenta propia que los espacios técnicos cumplen con las condiciones de aislamiento básicas contra la climatología adversa (lluvia, extrema humedad…). My Epic Event se guarda, en todo el devenir de la ejecución, el derecho a interrumpir drásticamente el evento si la zona técnica y nuestros operarios se rinden a daños eléctricos, lluvia cruzada o inseguridad no amparada.

5. SUMINISTROS ELÉCTRICOS, EXENCIÓN Y ESTABILIZADORES (GENERADORES)
Exime el contrato cuando es responsabilidad exclusiva del organizador / de la Finca / del cliente, el aporte por defecto de una red de media o alta tensión estabilizada y toma de tierra a punto.
My Epic Event eludirá y quedará protegida frente a reclamaciones por cortes abruptos de línea o quemaduras de equipo causadas por picos de tensión de la propia masía que no posea los requerimientos energéticos expuestos en nuestro briefing previo, salvo en los casos en que la agencia aporte, bajo contrato propio, cuadros secundarios estabilizadores y suministro electrógeno (generadores en alquiler).

6. CUESTIONES SÓNICAS, LICENCIAS Y SOCIEDAD DE AUTORES

  • Limitaciones Municipales: La agencia operará la medición acústica amparándose a las cotas marcadas por la legalidad municipal o a las cajas de registro (Limitadores Tópicos de volumen) que el propio Ayuntamiento del emplazamiento posea, no subiendo de ese rango jamás. My Epic Event queda expresamente excluida de multas urbanísticas relacionadas al sonido a deshoras frente a policías o autoridades competentes.
  • SGAE y Derechos Fonográficos: Todo el importe del cánon o tributo relativo a los «Derechos de Propiedad Intelectual Musical (AGEDI – SGAE)» y sociedades derivadas por proyectar listas sonoras en las instalaciones será responsabilidad exclusiva del cliente, o en caso contrario de las tasas fijadas por la Masía (Salones de Baile), no adeudándose nuestra Productora técnica al pago de esos aranceles ni retenciones de ningún tipo.

7. ACCESOS, MANUTENCIÓN DE PERSONAL Y EXTENSIONES (H.E.)

  • Logística de Entradas: Recae en el cliente procurar a los operarios técnicos permisos, credenciales vehiculares de carga y descarga y el margen de acceso real previo estipulado sin demoras ni embotellamientos ajenos.
  • Dietas (Riders): Salvo que se disponga explícitamente lo contrario, en aquellos servicios (Ej: Técnicos in situ de luces o sonido / Djs prolongados / Físicos de mantenimiento) que rebasen las fronteras lógicas de horarios (por lo habitual eventos superiores de 7 horas en terreno, o aquellos que aglutinen horarios picos de almuerzo/cena), el menú de staff básico (o Ticket dieta del valor del mismo en la barra de proveedores del servicio del Catering u Finca organizadora) va subsidiado asumiendo su factura el Contratante.
  • Horas adicionales de Staff y Baile: Toda petición impuesta y ejecutada fuera del margen acotado por las horas dictaminadas en el presupuesto se refactura en formato H. Extraordinario y está fijado y estipulado a las tarifas unitarias base de la mercantil, abonándolas tras finalizar el desglose del proyecto final.